ELEKON

 

automatische Verarbeitung von Kontoauszügen und Avisen auf einfache Art

Mit ELEKON vereinfachen Sie die Buchung Ihrer Zahlungseingänge durch papierlose Verarbeitung. Buchen Sie sie automatisch und beleglos direkt auf Sach-, Bank-, Debitoren- und Kreditorenkonten und reduzieren die Durchlaufzeit der Kontoauszüge, Originalbelege und Zahlungsavise in Ihrer Buchhaltungsumgebung auf einen Bruchteil der bisher benötigten Zeiten.

Was sind die Vorteile einer automatischen Verarbeitung?

Anhand des modernen Systems zur Kontoauszugs- und Avisverarbeitung der ORGATECH GmbH, steigern Sie Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Ihre Mitarbeiter werden von eintönigen Eingabearbeiten, sich ständig wiederholenden Buchungen und der stundenlangen Bearbeitung beleghafter Avise entlastet. Eingabefehler sowie zeitraubende Abstimmungen werden weitestgehend ausgeschlossen. Statt Kontoauszüge oder Avise zu bearbeiten, haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die Ihren Unternehmenserfolg steigern.

Der Umstieg auf ELEKON bietet durch die reduzierte Durchlaufzeit vorrangig im Personalbereich hohes Einsparungspotential. Rüsten Sie sich für kräftiges Wachstum.

Was ist nötig um ELEKON zu nutzen?

Grundlage für ELEKON sind die von Banken über die electronic-Banking-Systeme (z.B. Multi-Cash, ProfiCash oder S-Firm32) zur Verfügung gestellten elektronischen Kontoauszüge. Mit dem electronic-Banking-System wird bei allen kontoführenden Banken automatisch ein Rundruf durchgeführt. So stehen täglich alle Kontoauszugsinformationen für die Weiterverarbeitung zur Verfügung. Einheitliche Datenformate (z.B. MT940, camt.053) und Datensatzlängen gewährleisten die korrekte Übertragung aller buchungsrelevanten Informationen.

Wie läuft die Verarbeitung von Kontoauszügen in ELEKON ab?

In ELEKON werden täglich die bereitgestellten elektronischen Kontoauszüge eingelesen und aus der Debitorenbuchhaltung alle Kundenstämme und offene Posten übernommen.

Diese Daten werden anhand eines individuell definierten Regelwerkes automatisch kontiert. Zu diesen Buchungsregeln werden die für das jeweilige Unternehmen benötigten Identifikationskriterien (Rechnungsnummer, Kundennummer, Patientennummer, Kassenzeichen, usw.) vom Anwender hinterlegt. Dieses erfolgt in intuitiv und leicht zu bedienenden Oberflächen in einer frei einstellbaren Mustererkennung.

Entsprechend des in ELEKON hinterlegten Regelwerkes werden die Kontoauszüge den Sachkonten, Kreditoren und Debitoren zugeordnet.

Sachkontenbuchungen (Bank/Bankgegenkonto) können mithilfe der hinterlegten Stammdaten (Banken, Bankkonten, Buchungskonten, Mandanten, Kostenstellen und Steuerschlüssel) und durch die Eingabe individueller Buchungsregeln fast vollständig automatisiert werden.

Bei der Zahlung von Lieferantenrechnungen wird im Buchhaltungssystem der offene Posten automatisch geschlossen und die Zahlposition auf Verrechnungskonten gebucht. Durch die Bankbuchung wird die Zahlposition ausgeglichen. Der Ausgleich dieser Positionen kann ELEKON ebenso wie die Buchung der Kreditorenlastschriften, automatisch erkennen.

Die Grundlage für die Identifikation von debitorischen Zahlungen sowie den Ausgleich der offenen Posten ist in der Regel die Rechnungsnummer. Zusätzlich werden beim Ausgleich des offenen Postens, entsprechend der mit dem Kunden vereinbarten Zahlungsbedingungen, gezogene Skonti und andere Zahlungsabzüge berücksichtigt.

 

ELEKON greift während der automatischen Kontoauszugsbuchung auch auf Stammdaten der Debitoren zurück und prüft bei der Auszifferung der offenen Posten die kunden- und rechnungs-spezifischen Bedingungen. Außerdem werden Zahlungen auf Skontoabzüge und zulässige bzw. geduldete Abweichungen geprüft. Die Bezahlung mehrerer Rechnungen in einer Summe, Skontoabzüge, Kleindifferenzen, Gebühren und Ähnliches kann auch bei fehlenden Angaben automatisch kontiert werden.

Wie funktioniert ELEKON?

Als Basis für die Identifikation der Zahlung und Ausgleich des offenen Postens dient in der Regel die Rechnungs- oder Kundennummer. Es können aber auch Rechnungslistennummern zum Ausgleich herangezogen werden. In der Regel werden debitorische Daten verarbeitet, es können aber genauso Kreditoren- und Sachkontenpositionen gebucht werden. Anhand von Buchungsregeln, die von Ihnen unternehmensspezifisch definiert werden, erfolgt die automatische Prüfung auf Plausibilität. Zu diesen buchungsregeln werden Ihre hauseigenen Identifikationskriterien (Rechnungsnummer, Kundennummer, Rechnungslistennummer, Patientennummer, Aufnahmenummer, usw.) hinterlegt. Dieses erfolgt vergleichbar mit der Verarbeitung von Kontoauszügen in intuitiv und leicht zu bedienenden Oberflächen in einer frei einstellbaren Mustererkennung.

 

Beim Ausgleich des offenen Postens werden die vereinbarten Zahlungsbedingungen berücksichtigt. Neben unterschiedlichen Skontostaffeln bucht ELEKON hier auch das vielfältige Spektrum der möglichen weiteren Abzugsarten. Abhängig von Warenart und Herkunftsland werden die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze beachtet. Bei der Automatisierung der Avise greift ELEKON auf die Stammdaten der Debitoren zurück und prüft bei der Auszifferung der offenen Posten die kunden- und rechnungsspezifischen Bedingungen. Hierbei sind Zahlungstoleranzen individuell definierbar. In Avisen mitgeführten Abzüge können je nach Anforderung positionsbezogen oder auch separat in Summe ermittelt und aufgeführt sowie die entsprechenden Buchungen und Korrekturen automatisch durchgeführt werden. Sie können schon beim Avis-Import die individuellen Abzüge Ihrer Kunden als separate Summenbuchungen zum Avis erzeugen lassen.

Was passiert mit Umsätzen bei denen eine automatische Verarbeitung in ELEKON unmöglich ist?

Die wenigen Zahlungsein- und Ausgänge, die durch die automatische Kontierung nicht eindeutig zuzuordnen sind, werden dem Anwender sofort zur manuellen Nachbearbeitung verfügbar gemacht.

 

Die manuelle Kontierung in ELEKON besteht aus nur einer Maske. Diese ist intuitiv bedienbar und liefert alle notwendigen Kontierungsinformationen auf direktem Wege. Die Restbearbeitung erfolgt so in kürzester Zeit. Die ganzheitliche Bearbeitung gewährleistet die lückenlose Verarbeitung der Tagesauszüge.

 

Nach der vollständigen Kontierung werden die Buchungen an das Finanzbuchhaltungssystem (SAP, Dynamicx NAV/AX, Infor, DCW, iSoft, usw.) übergeben.

 

Beim Ausgleich des offenen Postens werden die vereinbarten Zahlungsbedingungen berücksichtigt. Neben unterschiedlichen Skontostaffeln bucht ELEKON hier auch das vielfältige Spektrum der möglichen weiteren Abzugsarten. Abhängig von Warenart und Herkunftsland werden die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze beachtet. Bei der Automatisierung der Avise greift ELEKON auf die Stammdaten der Debitoren zurück und prüft bei der Auszifferung der offenen Posten die kunden- und rechnungsspezifischen Bedingungen. Hierbei sind Zahlungstoleranzen individuell definierbar. In Avisen mitgeführten Abzüge können je nach Anforderung positionsbezogen oder auch separat in Summe ermittelt und aufgeführt sowie die entsprechenden Buchungen und Korrekturen automatisch durchgeführt werden. Sie können schon beim Avis-Import die individuellen Abzüge Ihrer Kunden als separate Summenbuchungen zum Avis erzeugen lassen.

Warum sollten Sie sich für ELEKON entscheiden?

ELEKON zeichnet sich durch einfachste Bedienung und intuitive Nutzerführung aus. Der hohe Benutzerkomfort führt zu einer umfassenden Akzeptanz des Systems durch Ihre Mitarbeiter. Anhand der vom Anwender unternehmensspezifisch definierbaren Buchungsregeln lernt unser System mit den Anforderungen Ihres Unternehmens mit und der Anteil an automatisch kontierten Buchungen kann immer weiter gesteigert werden. Die Flexibilität unseres Systems in der Skalierung bei gleichbleibender, einfacher Bedienung findet sich bei keinem anderen Dokumentenmanagement-System.

 

ELEKON kann in jede bestehende IT-Architektur problemlos integriert werden, es arbeitet unabhängig vom jeweils eingesetzten Finanzbuchhaltungssystem. Standardschnittstellen zur Finanzbuchhaltung (SAP, Dynamics NAV/AX, Infor, DCW, iSoft, usw) werden zur Verfügung gestellt.

 

Die Integration anderer Medienträger (Kontoauszüge, Eingangsrechnungen, Schecks, usw.) kann in ELEKON realisiert werden. Daten aus einem elektronischen Datenaustausch EDI können eingelesen und verarbeitet werden. Die elektronischen Kontoauszüge und Avise und die daraus erzeugten Buchungssätze sind für eine elektronische Archivierung geeignet.

 

75%

Kontoauszug - Verarbeitungsquote

97%

Avis - Verarbeitungsquote