DMS

 

Dokumenten-Management-Systems (DMS) mit ORGATECH GmbH

Ein Arbeitnehmer verbringt derzeit durchschnittlich 30-40% seiner Zeit damit, E-Mails, Papierunterlagen, Festplatten und Aktenschränke zu durchsuchen, um Informationen für seine Arbeit zu finden.

Anhand eines modernen Dokumenten-Management-Systems (DMS) von ORGATECH GmbH, steigern Sie Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Modernes Dokumenten-Management sorgt für schnelle und transparente Prozesse, von der Erfassung bis zur Langzeitarchivierung.

Warum ist die Nutzung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) von Vorteil?

Oft sind es im Unternehmensalltag die einfachsten Probleme, die den Workflow beeinträchtigen. Liegt allen Mitarbeitern die gleiche Version eines Dokuments vor? Haben alle Beteiligten die Notiz erhalten? Wo ist ein bestimmtes Dokument geblieben?

Tauschen Sie Ihre papierbasierten Ordner gegen eine digitale Lösung aus und Ihre Mitarbeiter erhalten optimalen Zugriff auf Geschäftsdokumente. Zusätzlich ist ein schneller und reibungsloser Informationsfluss gewährleistet. Statt Dokumente zu suchen, haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die Ihren Unternehmenserfolg steigern.

 

Mit einem DMS-System erfassen Sie sämtliche Unterlagen digital, können sie systematisch ordnen und jederzeit Ihren Mitarbeitern ortsunabhängig zur Verfügung stellen. Ihre Dokumente werden zentral abgelegt, somit liegen Ihren Mitarbeitern permanent die aktuellen Informationen optimal aufbereitet vor. Umfassende Such- und Filterfunktionen bieten auch bei einer großen Anzahl an Dokumenten schnellen und übersichtlichen Informationszugriff. Individuelle Konfigurationsmöglichkeiten vereinfachen die Nutzung des DMS weiterhin.

Arbeitsprozesse werden automatisch angestoßen, begleitet und kontrolliert.

 

Die Einführung eines DMS erleichtert den Arbeitsalltag in allen Bereichen. Prozesse können effektiv kontrolliert und effizienter gestaltet werden, da die Führungsebene jederzeit Zugriff auf alle Dokumente erhält. Mitarbeiter können schneller und ohne Rückfragen oder langwierige Aktensuche handeln, wenn sämtliche benötigten Informationen einfach zur Verfügung stehen.

Der Umstieg auf ein elektronisches Dokumentenmanagement bietet hohes Einsparungspotential bei der Dokumentenablage. Gleichzeitig sinken die Kosten für Kopien, Ausdrucke, Versand und Personal.

Welche Vorteile bietet das DMS der ORGATECH GmbH?

Das DMS der ORGATECH GmbH zeichnet sich durch einfachste Bedienung und intuitive Nutzerführung aus. Der hohe Benutzerkomfort führt zu einer umfassenden Akzeptanz des Systems durch Ihre Mitarbeiter. Es erlaubt die Verwendung aller gängigen Dateiformate sowie Datenbanken und wächst durch sein intelligentes und skalierbares System mit den Anforderungen Ihres Unternehmens mit. Die Flexibilität in der Skalierung bei gleichbleibender, einfacher Administration findet sich bei keinem anderen DMS.

Anhand automatisierter Indexierung bei der Dokumenterfassung lernt es aus den Benutzereingaben die relevanten Indexbegriffe und schlägt die passenden Begriffe beim nächsten Dokument selbstständig vor. Die Dokumente liegen somit schneller vor, als bei unseren Wettbewerbern.

Welche organisatorischen und technischen Bedingungen sind zu beachten?

Das Potenzial eines DMS kann sich erst vollständig entwickeln, wenn es andere Systeme einbindet. Hierfür wird es in die schon bestehende IT-Landschaft Ihres Unternehmens eingefügt. Für flüssiges Arbeiten lassen sich z.B. direkt aus dem Buchhaltungsprogramm Dokumente ablegen oder von dort aufrufen. Die außergewöhnliche Vielfalt der Integrationswege ermöglicht jegliche Integration stets abgestimmt auf die Bedürfnisse und die verfügbaren Ressourcen.

Damit die Prozessverbesserung im ganzen Unternehmen erfolgt, integrieren wir Ihr Dokumentenmanagement-System nahtlos in Ihre vorhandenen Anwendungen, beispielsweise in ERP- , CRM-, Finanzbuchhaltungs- oder E-Mail-Systeme.

Es ist möglich, mit wenigen Usern einer Abteilung zu starten und das System langsam auf weitere Abteilungen auszubauen, oder gleich mit einer umfassenden Lösung alle Bereiche abzudecken.

Unabhängig davon, wie ein Unternehmen wächst oder sich Einsatzgebiete ändern, wächst das DMS ohne zusätzlichen Schulungsaufwand mit. Das System ist immer dasselbe, egal ob für den mittelständischen Betrieb oder ein schnell wachsendes Unternehmen mit tausenden Benutzern.

 

Um eine optimale Sicherheit zu gewährleisten, kann jede Dokumentengruppe verschiedenen Vertraulichkeitsebenen zugeordnet werden. Durch benutzerspezifische Informationszugriffe sind ihre geschäftskritischen und sensiblen Dokumente vor unberechtigtem Zugriff geschützt, unzulässige Zugriffe werden zuverlässig unterbunden. Zum Schutz vor Datenverlust können Backup-Lösungen sowohl zur Sicherung der Dokumente als auch der Datenbanken verwendet werden.

Wie ist der Ablauf eines Projekts mit ORGATECH GmbH?

Wir führen in Ihrem Unternehmen eine ausführliche Bedarfs- und Strukturanalyse durch, planen die Systemeinführung und unterstützen Sie während der Integration des DMS in allen Belangen, um einen reibungslose Übergang sicherzustellen. Wir zeigen Ihnen und Ihren Mitarbeitern, wie Sie das gesamte Potential Ihres DMS ausschöpfen und Prozesse optimieren oder neu entwickeln können.

Nötige Anpassungen bei einer Veränderung Ihrer Arbeitsprozesse werden umgehend und zuverlässig durchgeführt. Mit regelmäßigen Updates sorgen wir dafür, dass Ihr System immer auf dem neuesten Stand bleibt und Ihrem Unternehmen die bestmögliche Leistung bietet.